Maximiza tu eficiencia con estos trucos

Seguramente hay días que no te sientes tan productivo, por eso aquí te compartimos algunos trucos para maximizar tu eficiencia.

Bob Pozen es el autor de Productividad Extrema (y otros cinco libros), ex vicepresidente de Fidelity Investments, profesor de la Sloan School of Management del MIT y miembro de Brookings Institution. Gracias a su experiencia, sabe algunos puntos importantes acerca de la maximización de la productividad en el trabajo. Y no, pasar más tiempo en la oficina no es algo que él podría sugerir. “Quiero que la gente piense cuáles eran sus objetivos principales en esta semana y si los lograron, no si pasaron muchas horas en sus escritorios”, dice Pozen.

Como era de esperar, Pozen cree que dos de los mayores asesinos de tiempo en el lugar de trabajo son el correo electrónico y las reuniones. Aquí te traemos algunos tips que te ayudarán a agilizar ambos, de acuerdo con Bob:

  • Encárgate del asunto de una vez

Cuando se trata de un correo electrónico, Pozen sugiere seguir la regla: Encárgate del asunto de una vez. Si recibes un correo electrónico que necesitas responder inmediatamente, hazlo en ese instante y continúa con tus otras actividades. Si tienes que esperar unos días para recopilar información para tu respuesta, pon un recordatorio en tu calendario y responde en una fecha específica.

A menudo la gente pospone sus respuestas a ciertos correos electrónicos y mensajes. Esto lleva a una mayor distracción porque constantemente están pensando en ese correo que tienen que responder. “Podrías recordarlo una semana más tarde y luego pasarás media hora buscando el correo que debías responder”. “Si es importante, responde en ese mismo momento y encárgate del asunto de una vez”.

Calendarizar tus respuestas también elimina la posibilidad de que olvides responder a algo importante y te libera de revisar más tarde tu bandeja de entrada. Eso no solo es un buen consejo para la oficina, también puede aplicarse en la vida personal. Si se trata de ahorrar dinero, tener una conversación seria o hacer frente a otros problemas, siempre es mejor manejar el problema inmediatamente.

Más allá de eso, mientras menos veces revises tu correo electrónico durante el día, más garantía tendrás de ser más productivo. “No cheques tu correo electrónico cada dos o cinco minutos.”, aconseja Pozen.

  • ¿Otro consejo? Nunca des clic al botón de “Responder a todos”.

“Las organizaciones deben capacitar a la gente para no copiar a un montón de gente en un correo electrónico”, dice Pozen. “Realmente se debe confinar el correo electrónico a las personas que necesitan esa información.” Responder a todos simplemente conduce a enormes cantidades de correo electrónico. ¿Quién tiene tiempo para eso?”.

Pozen señala que tomarte una pausa de revisar tu correo electrónico cuando llegues a casa al final del día, te ayudará a relajarte y a ser más eficiente cuando vuelvas al trabajo. “Toma dos horas de tu tiempo libre o a cualquier hora que funcione para ti”, dice. “Lo que realmente irrita a la gente es que cuando se supone que deberías concentrarte en otras personas, te encuentras revisando tu correo”. Toma un descanso cuando llegues a casa, te lo mereces.

  • Mantén tus juntas al mínimo

¿Pasas reuniones mirando por la ventana o garabateando en tu libreta? Entonces esta próxima serie de consejos es para ti.

Pozen dice que no hay un asesino más grande de productividad en la oficina que las juntas. A veces, incluso saber que en las próximas horas habrá una junta puede limitar nuestra productividad. Esto sucede porque sentimos que se interrumpiría el flujo de trabajo si comenzaramos una nueva tarea. Seamos sinceros, ¿con qué frecuencia el jefe hace una reunión sólo para pasar la mitad de ella aclarando de lo que se tratará?

“¿Son esas reuniones realmente productivas?” cuestiona Pozen. Solo un pequeño número de ellas lo son. En lugar de convocar una reunión para intercambiar información, Bob sugiere hacerlo en un formato diferente. Por ejemplo: los sistemas de mensajería de oficina como Slack o incluso correo electrónico. Cuando todos están en la misma página y listos para hacer sugerencias es el momento de reunir a todos en la sala de conferencias. Cuando esto suceda:

  1. Envía una agenda con anticipación. Incluye cualquier material que los asistentes necesiten leer para que estén preparados.
  2. Utiliza la mayor parte de la reunión para la discusión y el debate. Evita la reiteración de propósito o revisar los materiales que se utilizarán. Las metas de cada reunión deben ser la energía y la interactividad.
  3. Termina la reunión con los próximos pasos y las responsabilidades asignadas.
  4. Limita el tiempo de las juntas a 90 minutos. Lo ideal es hacerlas un poco más cortas. “Hay una gran cantidad de evidencia que sugiere la gente no retiene mucha información después de 90 minutos”, comenta Pozen.

 

¿Qué puede calificarse como una buena razón para tener una reunión? La negociación de algo o conocer a un cliente o colega por primera vez.